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河池住房公积金管理中心业务档案实现数字化管理为缴存单位和缴存职工提供优质便捷服务
2018-03-14 15:10:01 来源(作者): 河池市档案局 吴锡刚     发布:gxda
河池住房公积金管理中心业务档案实现数字化管理
为缴存单位和缴存职工提供优质便捷服务

 
    2017年5月以来,河池住房公积金管理中心通过建立电子档案信息系统和档案数据交换接口、全面梳理完善各项档案管理制度、逐步推进存量历史档案数字化、简化业务材料和优化办事流程等举措,实现了业务档案数字化管理,为缴存单位和缴存职工提供了更加优质便捷的服务。
    建立电子档案信息系统和档案数据交换接口。通过电子档案系统将纸质档案转化为数字档案,统一管理档案信息,实现在电子档案系统内可通过日期、档案名称、关键词等不同形式查询调阅公积金提取、贷款和财务档案,为日常档案管理工作提供了可靠、快速、有效的帮助,提高档案管理效率。同时,建立住房公积金管理信息系统和电子档案系统的信息交换接口,实现系统功能对接和信息共享。通过交换接口,业务系统可以实时将业务材料转化为电子档案进行存档,也可以实时从档案系统获取历史档案信息。
    全面梳理完善各项档案管理制度。根据《广西壮族自治区住房公积金业务档案管理办法(试行)》的要求,结合中心业务实际和档案数字化管理需要,对原有的各项档案制度进行全面梳理和修改完善,制定了《河池住房公积金管理中心归集业务档案整理及扫描规程(试行)》等一系列相关制度,逐步规范档案录入、管理工作。
    逐步推进存量历史档案数字化。对各业务科室的业务历史档案进行统计分析,摸清各业务类型的年度业务档案总量情况,结合档案经费预算,合理制定年度存量档案数字化工作目标,按照“分步实施、突出重点”的原则,通过服务外包的方式逐步推进存量档案的数字化扫描录入工作,为在业务办理过程中应用档案资料提供基础数据,提高档案资源的使用效率。截至2017年底,该中心已完成历年贷款档案和2016年汇缴、支取档案近200万页资料的扫描、录入和整理归档工作任务。
    简化业务材料,优化办事流程。一是在业务办理过程中,由工作人员扫描提取、贷款等业务要件材料,即时在管理信息系统中生成电子档案并同步传至电子档案系统,最大限度降低需要复印存档的资料数量。二是通过档案复用,职工再次办理相同提取业务时,只需提供本人身份证即可办理,不用每次都携带户口本、银行卡等材料,避免了因资料不全而往返奔波。三是在信贷业务审批时预先通过业务系统调用、查看申请资料进行合规性审查,在收到纸质材料之后马上就可以进行签批,提高审批效率,缩短贷款审批时间。
    该中心实现业务档案数字化管理后,取得了三方面的突出效果。
    一是是档案利用效率大幅提高。既解决了纸质档案多地分散存放管理、查阅使用不便的问题,又可以实现多人同时查看相同的档案资料,随时查阅而不用担心磨损,还可以在办理相同业务时进行重复使用。数字化的业务档案在业务办理、档案检查和内部监督管理等方面得到了广泛的应用,大大提高了档案的利用效率,对实体档案也起到良好的保护作用。
    二是业务办理更加方便快捷。通过利用业务系统与电子档案系统的数据共享和材料复用,大幅度减少了职工办理业务所需要提供的材料,降低了前台业务材料审核工作量,缩短了业务办理时间;此外,通过应用电子档案技术,职工在该中心网上服务大厅办理提取、贷款申请等业务,可以轻松实现 “最多跑一次”甚至“一次都不用跑”,住房公积金服务更加高效便捷。
    三是监督管理更加及时有效。通过建立电子档案系统和调整业务流程,前台工作人员在处理业务时同步扫描相应的业务材料上传至电子档案系统,对应的业务管理部门和稽核审计部门可以随时调阅、查看该业务的审核审批情况和材料合规情况,监督检查由事后监督变为事中监督,内部监督管理更加及时、有效。


 

 

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