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钦州:夯实基础 服务社会努力实现档案查阅工作三个转变
2017-09-06 08:55:27 来源(作者): 钦州市档案局 何明霞     发布:gxda
 
    随着改革发展的深入,档案工作面临着越来越多的挑战。档案如何为经济社会发展服务,是当前档案部门必须研究和解决的课题。钦州市档案局(馆)坚持从钦州的实际出发,把档案查阅作为档案工作为经济社会发展服务的切入点。致力于从夯实档案查阅工作的基础做起,狠抓十年,促进档案查阅工作质的提高,实现三个转变,跃上新的起点,为钦州的经济社会发展提供了良好的档案服务。
    一、正视问题,实施三大工程夯实档案工作基础
    上个世纪五十年代起,大批的城市居民回乡务农,知识青年上山下乡,广阔的农村成为火热的天地。轰轰烈烈的年代过后,回乡务工的城市居民和知青返城,经过相关安置工作后,社会得到了稳定和发展,但仍有一些人因特殊原因未能得到有效的安置。近年来,党和政府对这些人员的安置做出了特殊的处置,规定下乡居民如果没有工作的可以凭档案买养老保险并享受退休待遇,知识青年下乡期间计算工龄。这样,这些人能否享受到政府的安置政策,很大程度上把希望寄托在档案查阅上。但历史上留存的一些档案存在诸多问题:有的收集不全,有的档案是用圆珠笔填写的,已褪色模糊,有的档案已霉变和高温使纸张变脆,不便使用,等等,难于提供完整的依据。甚至,五、六十年代的一些档案资料基本找不到了。出现这些问题既有客观原因,亦有主观问题,客观上,档案管理方法太传统,有多少进馆档案就管理多少;在主观上来说,我们的档案查阅方法和手段太落后了,长期处于手工操作,为查一份档案,往往需去档案馆数次。
    在档案数字化前,档案管理都是用手工来进行的,手工管理存在不少的缺陷。首先,手工录入费时费力。档案人员手工进行收集、整编、管理、提供单位利用等等方面用的都是手工管理,档案人员的工作量相当大,同时效率也很低,费时费力。其次,二次利用不方便、利用率低。同时对档案查阅利用相当麻烦,首先要登记,然后要在浩如烟海的档案资料中查找,这个过程中不可避免的造成不必要的损坏,而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅,别人只能等待此份档案借阅完毕归还后才能再借。 第三,档案损坏、丢失现象时有发生。完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。由于历史上钦州市档案工作投入少,管理手段落后,业务工作一度居于全区后列,2007年全区档案事业综合评估中,钦州市本级位于全区14个地市级倒数第五位。为了尽快扭转这种局面,钦州市档案局(馆)实施了三大工程,夯实档案查阅工作的基础。
    一是新馆建设工程。市档案馆新馆建设自2008年3月开工建设,市政府先后投入近3000万元,历时四年,建成6600㎡的馆舍,2012年底正式启用。新馆设计规范,布局合理,设施完善,设备先进,功能齐全,是国家新颁布《档案馆设计规范》全区第一个建成投入使用的地市级档案馆。2013年7月,经国家档案局专家组测评,市档案馆晋升为国家一级档案馆,成为2013年国家档案局新颁发的《市、县级国家综合档案馆测评办法》全国第一家晋升的国家一级档案馆。新馆的建成启用和国家一级档案馆的成功晋升,为我市档案馆查阅工作上档次奠定了坚实的基础。
    二是市档案馆重点档案抢救工程。自2006年以来,我市档案馆在自治区档案局的重视和扶持下,先后获得国家重点档案抢救经费和地方财政配套经费近100万元,市档案馆采取了复印、拍照、修裱、扫描等方式,对馆藏所有破损、褪变的档案进行了抢救、抢救率达100%,确保了馆藏档案的安全和完整,为市档案馆提供为经济社会优质档案服务创造了可靠的保证。
    三是完善查阅设施工程。新馆建成后,安排档案查阅室129㎡,分设服务咨询区、目录存放区、现行文件存放区、电脑查阅区、人工查阅区,区域分工明确又便于管理。同时配备了电脑、打印机、复印件和查阅桌椅,在查阅人数集中时段,最多配置了九台电脑,真正把查阅服务工作做细、做实、做好,为做好档案查阅工作提供了必不可少的前提条件。
    二、三步施治,实现档案查阅三个转变
    档案查阅工作的根本要求在于为查阅者提供及时、准确、全面的服务。十年来,钦州市档案局(馆)针对本馆查阅工作存在的实际问题,分三步施治,促进查阅工作实现三个转变。
    第一步,目录输入,实现查阅档案目录从纯手工向在电脑中查询的转变。为了优化手工查询,2006年钦州市档案局(馆)实施目录输入工作,同年即录入10万多条,2007年,馆藏级目录已录入完成50多万条,到2017年,档案馆的目录录入已达到近百万条,最大程度上满足了电脑查档的需求。近年来,钦州市档案局(馆)加强录入人员培训,确保数据采集质量关。在数据采集过程中,根据自治区档案局颁发档案目录数据采集报送工作的标准和要求,组织相关人员学习,抓好落实,数据不符合自治区档案局要求的,一律重录,保证数据的质量。在这种高要求下,钦州市档案馆逐步建立和完善档案检索目录体系,全部档案的案卷级、文件级目录均有手工检索和机检目录两个方法。目前,市档案馆已编有案卷级手检目录894本,录入案卷级机检目录42834条,文件级手检目录1776本,录入文件级机检目录64181条。手工检索目录和机检目录的完善为建立电子检索系统、开展档案编研、开放档案鉴定、提供档案利用服务提供了方便,是档案查阅工作的有效办法。
    第二步,馆藏档案数字化,实现查档从手工查找纸质实体档案向电脑存档全文查阅的转变。2010年钦州市档案馆对馆藏档案实行全文录入,实施文本录入工程。2013年,市政府决定把市档案馆馆藏档案数字化纳入财政预算安排,每年52.5万元,四年完成,预算经费达到210多万元。到2016年馆藏档案数字化51030卷又11738件,实现了原有馆藏档案全部录入,新进馆档案逐步录入的要求,同时,从2006年开始,市档案馆开展了档案数据库的建设工作。目前,已建立了馆藏档案案卷级、文件级、馆藏资料目录的数据库,并建立了照片档案、录音、录像档案数据库和纸质档案全文数据库。馆藏档案数字化以后,查档完全可以利用电脑,除了密级档案外,可全部在电脑中查到,查阅者可以在电脑中通过关键词查询到全部开放的档案。这是档案查阅工作的一次重大改革,是档案查阅提速的成功的路子。
    第三步,到期档案和专业民生进馆,实现档案服务从单一的文书档案向提供多领域的服务转变。2012年起钦州市档案局(馆)实施文档进库工程,2013年,市委办、市政府办下发《钦州市市直单位2013—2015年档案接收进馆方案》(钦办函[2013]34号),市政府召开了市直单位档案移交进馆动员会,明确了接收的单位、接收的范围、接收档案的质量要求、档案接收的时间安排等,要求这次集中接收档案进馆工作从2013年开始,至2015年底结束,根据市直各单位档案整理情况和档案数量多少分三批进行,每年一批,2016年以后,进入常规接收阶段。在这四年中,每年都能接收20多个单位移交的档案,共接收了13794卷又89275件纸质档案。同时,利用2013年晋升国家一级馆的契机,接收各方面的专业民生档案,例如公积金贷款档案、廉租住房档案、征地拆迁项目档案、职工养老保险档案、工伤认定档案、涉外婚姻档案等,民生档案系统建成。民生档案同时纳入档案管理体系,按照统一的工作制度和业务标准开展档案管理工作。在此基础上,切实抓好市委、市政府重大活动和突发事件档案及时进馆,开展政务信息查阅工作。对重大活动的档案采取跟踪服务,及时整理进馆,如《钦州市庆祝广西壮族自治区成立50周年活动》档案等等。对同级市委、政府工作部门现行文件进行收集、整理,开展查询服务。这样,市档案馆提供的档案服务内容更全面、更系统、更有实用性,更具有生命力,为档案查阅工作注入了不竭的源泉。
    三、立足“三服务”,把用好档案作为查阅工作的出发点
    为经济社会服务、为机关单位服务、为人民群众服务是档案工作的根本要求,也是档案查阅工作的立足点和出发点。市档案局(馆)提出了“管档就是为了更好用档”的理念,以帮助档案人长期以来对“管好档案、守住档案是档案人的天职”的认识有更丰富的理解,并且从实际工作中得到落实。首先,为经济建设服务上表现为主动。市档案馆近年来利用馆藏档案整理出《钦州市招商引资文件汇编》、《钦州市市直国有土地划拨、征用、出让文件汇编》、《广西钦州保税港区开发建设概况和文件汇编(一)、(二)》、《钦州市水库建设档案资料选辑》等等,积极主动为经济建设提供相应的档案服务。同时,按要求开放到期档案。所有这些都体现了档案为经济社会服务的具体行动。其次,为机关单位服务上表现为方便。特别是在单位编志、编史方面,档案查阅工作更是提供了更便捷的服务。市档案馆真正成了市直单位的档案馆,成为市直单位决策不可缺少的的参考资料来源。最后,为社会服务上表现为解决一些事关切身利益的难题。近年来,查阅工作最突出的一点是帮助一些因人事档案缺失无法正常办理退休手续的人员,给予了及时的查档服务,维护了其切身利益,如罗某在广西国营前卫农场工作,现已到了退休年龄,她在办理退休手续时发现,其人事档案中缺少当年下乡的记录,因此无法确认她的那段工龄,来到钦州市档案馆查找相关资料,也是抱着试试看的心态。工作人员通过计算机检索很快地查到了他们当年的下乡资料、知青名册,并为他们提供了复印件证明,使他们在短短的几分钟办成了原以为要搭上老半天的事,对档案馆现代化管理及高效率的工作节奏赞叹不已。
    一个小小的档案利用例子表明,馆藏档案数字化后,使用档案软件进行统一管理,档案管理的各个环节效率都会大大提升,比如群众要查询一份招工合同,用手工查询出来给群众,和用档案软件查询出来打印后给群众,工作效率那是一个在天上,一个在地下。用档案软件后,查阅档案需要排队等候的现象就不复存在了。而使用档案软件后,数据可以备份,而且还可以备份多个,丢失和损坏就是不可能发生的事情了。
    钦州市档案馆查阅工作,十年时光,初施三步整治,带来三个转变,业务工作跃上新的台阶,得到了自治区档案局的充分肯定,2012—2016年的全区档案馆年度考评中,连续6年荣获优秀档次,且2012—2015年连续5年全区排名均在第一。可见,档案查阅工作大有可为,档案工作前程似锦。


 
 
                            

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