我的位置:经验交流 > 正文
河池市宜州区档案馆数字化建设中存在的问题及应对措施
2017-11-15 08:58:29 来源(作者): 河池市宜州区档案局 韦柳月     发布:gxda
 
    档案数字化建设是当前档案部门的一项基础性工作,是档案工作迈向现代化的必由之路。河池市宜州区档案馆一直把加强档案数字化建设作为一项重要工作抓实抓好,从2015年开始,开展纸质档案数字化工作,截止2017年10月底,共完成全文数字化纸质档案累计377.1万页,基本完成馆藏档案数字化(纪委案件档案和“文革处遗”档案除外)。建立了档案数据库、局域网,所有数字化成果均已挂接到档案管理系统中,大大提高了档案利用的工作效率,受到社会公众好评。我们的主要做法是:
    一、争取领导重视,为档案数字化建设夯实基础
    近年来,我们主动汇报,积极争取自治区、河池市档案局、宜州区委、区政府对档案工作的支持。同时,积极与相关部门沟通,加强协作,及时将档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划之中,统筹、协调、规划全市档案信息化建设工作。共投入资金100多万元,用于档案馆软硬件设施的提档升级。相继添置了服务器、网络版软件、计算机、复印机、扫描仪、防磁柜等相关数码设备,极大的改善了我局的数字化硬件设施,促进了我局档案数字化工作的发展。2015年来,市财政每年安排一定经费用于档案馆规范化建设,累计投入210万元用于档案数字化项目,为全市档案数字化建设夯实基础。
    二、加强过程监管,确保档案信息安全
    档案数字化有一套工作流程和多个加工环节,每个环节都有特定的技术指标与规范要求,全国各级档案馆馆藏档案数字化工作绝大多数采取数字外包形式开展。因此,选择一家有档案意识、懂档案业务的外包公司来进行数字化工作显得尤为重要。三年来,我局根据项目量的多少,通过竞争性谈判和公开招标的方式选择外包公司,并严格对外包公司的监管。一是项目前期准备完善。在外包公司进场前做了大量准备工作:公司人员、电脑、扫描仪等设备到位的同时,我们制定了严格的《档案数字化加工工作流程规范》《档案数字化处理保密制度》《现场管理制度》《异常情况处理流程》等相关管理制度;对外包公司进驻加工现场的工作人员进行了专题培训;对工作场所安装监控及录像设施,全方位实时监控;与外包公司签订保密协议,要求外包公司在招聘员工时认真进行身份审查,并与所有员工签订保密协议,提高员工安全意识。确保档案安全无损、信息无泄密。二是项目过程中严格管理并加强指导。做好档案进出库登记,扫描过程中时时督促检查,发现问题及时处理。同时,通过日常督导落实工作现场纪律,落实数据的安全保障,保证项目的安全、正常开展。三是项目设置多重验收。我们设置了外包公司自检、档案局项目管理员平时抽检、验收小组项目期末抽检三重验收环节,每个验收环节的各项指标均达到了规定的标准,该项目方通过验收,才与外包公司签订验收合同,保证了档案数字化的质量。
    三、分步实施,确保数字化工作如期完成
    档案的最终目的就是提供利用服务,因此,数字化工作一开始,我们就突出工作重点,有计划、有步骤地对重要全宗和利用频繁的民生档案开展全文数字化扫描。优先安排婚姻登记档案、收养档案进行全文数字化。特别是婚姻档案,我们实行当年接收,优先安排数字化。截止2017年10月底,累计完成377.1万页的全文数字化扫描工作。这些完成的全文数字化档案全部能在档案管理软件中检索,大大提高了档案查阅的速度与效率,受到广大查档利用者的好评。便捷高效的档案数字化资源在方便群众的同时也为我市经济建设、编史、修志、落实政策、机关查考、调解纠纷、核实工龄、工作调动、户口迁移、复退伍军人安置、房产登记、学术研究等方面提供了大量翔实的第一手资料,解决了大量的问题。
    四、加强培训,确保数字化成果高效利用
    档案数字化加工的主要目的是方便利用和保护原件,熟练掌握档案管理系统软件的应用和基本维护工作是提供利用的基础。重视信息化人才培养,提高工作人员的信息技能,是档案数字化建设的迫切任务,因此我们加大了对档案人员计算机技能及信息化水平的培训力度,要求管理人员掌握能熟练运用管理系统开展工作。多次安排人员参加河池市、自治区档案局举办的数字化业务培训班,2016年,分管的副局长和项目管理人员到自治区档案局跟班学习档案数字化工作。全局档案人员信息化技能水平大大提高。通过馆内局域网和电子查阅平台,为广大干部群众提供档案查阅便利,极大地提高了档案的查全率和查准率。
    五、存在问题
    回顾近三年来我局档案数字化工作,虽然取得了一定成绩,但仍有很多不足,主要表现在:
    一是今后档案数字化工作的模式。经过三年的努力,我局采用数字外包形式对馆藏106个全宗纸质档案基本完成数字化(纪委案件档案和“文革处遗”档案除外)。市财政每年根据情况拨给一定经费用于档案数字化项目。按照我区到期档案移交进馆情况,2017年接收约3700多卷18万页,且每年以8%左右馆藏量递增。数量不大,外包公司大多不愿承接项目(宜州没有具备档案数字化能力的公司)。根据保密规定,涉密档案不能外包。以区档案局现有的人力、物力、财力难以完成此项工作。因此,今后每年进馆的档案数字化工作将成为一大难题。
    二是档案局(馆)人员不足,且年龄老化。档案信息化作为新增的业务科目,自治区档案局增加了信息化工作处,河池市档案局2013年设置了信息化工作科,并增加2名参公编制人员,负责建立档案目录中心;对馆藏档案进行全文扫描,建立档案全文数据库,管理局域网。宜州区档案局现有人员编制7人,实有9人,平均年龄50岁,3名主任科员,缺乏信息专业技术人才。
    六、应对措施
    加快人才培养和引进。事业的发展,人才是关键。一是借助外力,大力引进信息化方面的专业人才,从事数字化加工、系统维护、数据库建设与运行等项工作;二是挖掘潜力,加大现有档案专业人员的数字化培训力度;三是通过政府购买服务,完成信息化工作。


 


相关热词搜索:

上一篇:做人与做事——工作中的一点感悟
下一篇:把握机遇 创新发展

分享到: 收藏