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数字化成果高效利用提高档案查阅的查全率和查准率
2018-10-12 08:42:32 来源(作者): 宜州区档案局 韦柳月     发布:gxda
  
    宜州区档案馆的档案数字化工作始于2015年,几年来,宜州区档案馆一直把加强档案数字化建设作为一项重要工作抓实抓好。至今已全文数字化106个全宗、约344.6万页的纸质文书档案和照片档案,基本完成馆藏档案数字化工作(案件档案和财务档案除外)。建立了档案数据库,所有数字化成果均已挂接到档案管理系统中,越来越多的查阅通过系统来实现,再也不用频繁到库房调卷。现在,通过系统查阅占到查阅量的90%左右,在提高档案利用工作效率的同时,也进一步提高了档案的查全率和查准率,受到社会公众好评。我们的主要做法是:
    一、争取领导重视,为档案数字化建设夯实基础
    近年来,我们主动汇报,积极争取自治区、河池市档案局和宜州区委、区人民政府对档案工作的支持。区委、区政府主要领导和分管领导经常深入档案馆调研工作,为档案工作解决各种实际困难。同时,我们积极与相关部门沟通,加强协作,及时将档案信息化工作纳入全市信息化建设总体规划之中,统筹、协调、规划全市档案信息化建设工作。区委、区政府更是在人力、物力、财力等多方面给予支持,投入资金100多万元,用于档案馆软硬件设施的提档升级。相继添置了服务器、网络版软件、计算机、复印机、扫描仪、数码相机、防磁柜等相关数码设备,极大的改善了我局的数字化硬件设施,促进了我局档案数字化工作的发展。2015年来,共投210万元用于档案数字化项目加工,为档案数字化建设夯实基础。
    二、加强过程监管,确保档案信息安全
    几年来,我局严格按有关规定选择外包公司,并加强对外包公司的监管。制定了严格的《档案数字化加工工作流程规范》《档案数字化处理保密制度》《现场管理制度》《异常情况处理流程》等相关管理制度;对工作人员进行专题培训;对工作场所安装监控及录像设施,全方位实时监控;与外包公司签订保密协议。确保档案安全无损、信息无泄密。做好档案进出库登记,扫描过程中时时督促检查,发现问题及时处理。设置了外包公司自检、档案局项目管理员平时抽检、验收小组项目期末抽检三重验收环节,每个验收环节的各项指标均达到了规定的标准,该项目方通过验收,才与外包公司签订验收合同,确保了档案信息的安全与完整。
    三、加强培训,确保数字化成果高效利用
    档案数字化的主要目的是方便利用和保护原件,熟练掌握系统软件的应用和基本维护工作是提供利用的基础,因此我们加大了对档案人员计算机技能及信息化水平的培训力度,要求管理人员掌握计算机基础、网络基础、文字处理、数据处理、电子邮件使用、电子文档管理、档案管理系统操作运行等方面的知识与技能,能熟练运用管理系统开展工作。多次安排人员参加自治区、河池市档案局举办的数字化业务培训班,近年来,选派2人到自治区档案局跟班学习档案数字化工作。全局档案人员信息化技能水平大大提高。通过管理系统和电子查阅平台,为广大干部群众提供档案查阅便利,极大地提高了档案的查全率和查准率。抗战初期,国民党在宜山修建了一座军用机场,抗战胜利后,该机场由解放军接管。近日,我局接到区政府办通知,要求在15分钟内到区政府参加旧机场的协调会。对于旧机场,我们中的大多数人都不知道,知道的也是听老一辈人说过。接到通知后,我们马上派了一名同志前往开会,其它同志迅速在数据库中搜索,得益于数字化的成果,只花了几分钟就在系统中查到了1979年解放军空军某部和宜山县革委签订的旧机场的看管协议和地图,为相关部门确认旧机场所在位置和旧貌提供依据。如果没有数据库,在一无所知的情况下要在馆藏档案中找到有关旧机场的资料,要花多少人力和时间我们无法估算。
    四、加强成果利用,提高档案的查全率和查准率
    档案的最终目的就是提供利用服务,因此,数字化工作一开始,我们就突出工作重点,有计划、有步骤地对重要全宗和利用频繁的民生档案开展全文数字化扫描。优先安排婚姻登记档案、收养档案进行全文数字化。特别是婚姻档案,我们实行当年接收,优先安排数字化。截止目前,已基本完成馆藏档案的全文数字化扫描工作,共扫描档案原件344.6万页,录入档案目录55.71万条,资料目录7579条,政府信息公开15655条。这些已完成的全文数字化档案和目录全部能在档案管理系统中检索到,大大提高了档案查阅的速度与效率,受到广大查档利用者的好评。便捷高效的档案数字化资源在方便群众的同时也为宜州经济建设、编史、修志、落实政策、机关查考、调解纠纷、核实工龄、工作调动、户口迁移、复退伍军人安置、房产登记、学术研究等方面提供了大量翔实的第一手资料,解决了大量的问题。2017年11月到今年4月,清华大学的张博士到宜州进行村民自治方面的学术研究,她先后到屏南乡合寨村、安马乡木寨村等地进行实地调研和深入挖掘,多次到宜州档案馆查阅新中国成立以来村级基层政权的演变和发展。因为历史原因,村级政权的管理部门多次变更,县党委、政府、组织部、民政局等都曾作为基层政权的管理部门。如果按现行的管理权限查,可能查到的就只有一段时期的基层政权情况。依靠数据库的强大功能,我们在系统中查到了较为完整的各个时期基层政权资料,为宜州的基层政权研究提供了较完整的史料。如果没有进行数字化,近70年的历史,资料分散在多个部门,有可能造成历史的断片或被曲解。
    回顾三年多来我局档案数字化工作,虽然取得了一定成绩,但仍有很多不足,主要表现在:思想观念、管理水平、服务手段等与档案信息化快速发展的要求还不相适应,开发利用档案信息资源为区委、区政府中心工作及经济社会发展服务的能力有待不断增强。今后,我局将及时完成进馆档案数字化,不断提升档案利用率,让档案查阅更快速便捷,更好服务社会大众。







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