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二维码技术与档案管理——浅谈柳州市柳江区法院创新档案管理新方法
2018-07-03 16:46:48 来源(作者): 柳州市柳江区档案局 柯凤鸣     发布:gxda
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档案管理系统自动生成二维码,可批量打印,方便快捷
 
    创新档案管理是档案工作可持续发展的需要。档案管理工作创新的基础是完善的基础设施、设备和高素质的档案管理工作人员。档案管理工作创新的目的是提高档案保护、档案利用和档案服务的效果。2017年9月18日,柳州市柳江区法院综合档案室以97.8分顺利通过了由广西区档案局、区高院组成的联合检查验收组的验收,成为广西壮族自治区第78家特级档案室。柳江区法院综合档案室的顺利通过检查验收,主要得益于柳江区法院综合档案室规范的管理和完善的设备和设施,特别是在创新档案管理方面取得的显著成效,得到检查验收组的认可和肯定。
    一、基本概况
    柳州市柳江区人民法院档案室成立1953年。现有档案库房两间共178平方米,设有独立的档案办公室、整理室及阅卷室共72平方米,库存有诉讼档案85994卷、文书档案1288卷、会计档案1734卷、基建档案45卷、设备档案26卷、照片档案782张、录像带291盘,实物档案67件,是一个门类齐全的综合档案室。

    二、主要做法柳江区法院档案工作始终坚持 “抓基础,强管理;抓完善,上等级;抓编研,优服务”的总体工作思路,切实把加强档案管理创新工作作为一项重点工作来抓,在人力、物力和财力上加大投入力度,大力加强和完善档案室的软件、硬件设施设备,以达到进一步提高档案管理智能化及服务便民化目标。
    (一)人员专业化。柳江区法院2015年专门招录档案学科专业人才,并配备6名专职档案员,同时还从各部门选取业务能力强的干警兼任档案管理员,不断夯实档案管理人才基础,改变以往将老、弱退二线干部安排到档案室工作的做法。实现档案工作人员专业化的目标。
    (二)库房智能化。柳江区法院档案室先后安装了远程监控、气体消防灭火和恒温恒湿自动控制系统,通过手机短信实时接收库房温、湿度变化情况。实现档案库房管理智能化
    (三)档案数字化。柳江区法院自2015年8月开展档案数字化工作至今,已完成11万卷、340余万页的档案扫描工作,现在柳江区法院每年审理的案件约6500件,形成的档案约15000卷。基本实现档案整理与档案数字化同步完成。
    (四)创新档案管理新模式——二维码技术与档案管理。柳江区法院通过与上海中信集团定制开发档案管理系统。该档案管理系统集档案的接收、自动生成归档号及二维码、链接档案数字化成果、提供电子档案查(借)阅利用等功能于一体,并能通过档案管理内网系统异地查档。实现档案管理现代化和档案利用便便捷化。
    1. 电子档案新方式—— 二维码使用。二维码是一个用计算机编程技术形成的平面几何图形,在几何图形中可以通过编码技术来存储数字、汉字或图片。档案条码技术就是通过档案管理系统为每一份档案编制唯一二维码,赋予了每份案卷“身份证”,只要扫描二维码,即会弹出案卷的基本信息(信息包括:当事人、案号、归档号等),并能快速获知档案存放准确位置,有效提高了档案管理工作的质量和效率。实现档案管理的现代化。
    2. 二维码与档案数字化成果对接,档案利用服务效率得到大提升。通过专门定制开发的档案管理系统,将二维码与档案数字化成果的对接,扫码及可打开相应的电子档案,将档案成果转化为人们触手可及的信息,实现了档案查(借)阅无纸化、智能化,大大提升了档案(查)借阅工作效率,为查阅人提供了更加高效的档案利用服务。同时,柳江区法院有3个派出法庭,分布在辖区内的乡镇。在乡镇的派出法庭只需要在档案管理内网系统异地微机上登录账号,填写申请,经过审批和授权,就可以在微机上阅读电子档案,也可以自主打印。异地查档的实现,当事人不再用从乡镇赶到城区来查档,为案件当事人提供了服务便利,也大大提高了法庭的工作效率。实现档案利用的便捷化。
    创新是档案工作进一步发展的必然选择。柳江区法院综合档案室通过档案工作人员专业化、库房管理智能化、档案数字化,同时开发新的档案管理系统,把二维码技术运用于档案管理工作,将档案接收,自动生成归档号及二维码,链接档案数字化成果,实现档案查(借)阅利用无纸化和档案管理内网异地查档服务,最大限度地提高档案利用和保护效果。柳江区法院综合档案室创新档案管理新模式,为今后的档案工作方面提供了新的思路。





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