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婚姻档案快捷数字化的可行性及实例
2018-06-26 15:19:46 来源(作者): 鹿寨县档案局  韦安富     发布:gxda

    婚姻登记机关在办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录就是婚姻登记档案。 婚姻登记档案是个人婚姻历史的真实凭证,在处理家庭财产分割纠纷、房产过户、银行贷款、子女抚养权益问题等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用,它是国家档案的重要组成部分。所以说,做好婚姻登记档案工作,不仅是婚姻登记机关的重要任务,也是档案行政管理部门的一项重要职责。特别是随着近年来县级婚姻登记档案利用频率的不断加快,在管理工作中如何利用现代的计算机进行管理,适应时代发展的需求,是对档案管理工作提出的新要求。
    一、婚姻档案数字化的重要性。  
    婚姻档案也是民生档案的重要信息资源,它有记载时间跨度大、数量多、信息丰富、查阅频率高等特点,大量的各方面的知识,使档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。在档案整理的立卷、归档、保管、查阅等工作中,数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高工作效率。
    同时,婚姻文书档案均为纸质文档,要想方设法延长其保存期限,过去的材质和现行的纸质材料,都难以达到这一目的,但数字化管理,如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理,制作数字化副本,提供利用和交流,把原件妥善地保存起来,便可以有效地延长原件的保存时间,以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损,甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏,档案数字化工作能 有效保护原纸质档案达到了保护作用。
    另外,纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理,可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。单纯从技术上讲,此时,利用者可以不用到档案馆来,通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦,更大的好处在于扩大了档案的利用空间。综上,随着计算机网络的进一步发展,档案管理数字化越来越明显的表现出优越性,要充分认识到档案管理数字化的意义,更多的考虑如何加强数字化建设。 

    二、婚姻档案快捷数字化的可行性。   
    目前,档案数字化工作已全面在档案管理部门中推广使用,大多是对原始库存档案依据档案目录,以卷为单位对文档进行拆钉(线)、电子扫描、装订、再立卷等工作,电子扫描的数字化文档信息还需进行修边、编号、整理及挂接等工作,数字化的文档信息可以在计算机中进行查找、阅览、传输、打印等工作,不用再去翻阅原始档案。但婚姻档案有其特殊的时效性要求,即对婚姻档案要求短时间进行查询服务,如一些结婚或离婚档案往往在登记注册后半年或一年内就进行查询,若按一般档案年度结束后(有的两三年后)再进行整理或数字化工作,虽然也能提供档案服务,但增加了档案管理人员的调档查档的工作量,工作效率降低,不能适应群众对档案服务的需求。习近平总书记提出的“人民的满意就是我们工作的最高目标”,同样对婚姻档案工作提出新要求,哪就是婚姻档案快捷数字化工作,缩短婚姻档案从登记注册到能数字化查询的时间。档案数字化工作若能提前参与在档案形成的过程中,即时扫描,快速整理归档,就能实现档案的快捷数字化管理工作。
    三、婚姻档案快捷数字化的实例。
    鹿寨县婚姻登记所是负责全县42多万人的婚姻登记工作,登记档案每年约6000件,每天约20件150页。县档案局按档案管理的要求,现场指导档案快捷数字化工作,达到每天扫描档案文档,一季度整理、编档、挂接,实现一体化的婚姻档案登记、扫描、整理工作,快速地进行档案的数字化和整理工作。
    大致工作步骤如下:工作日:婚姻登记--档件分类和编号--分类扫描--文书装订,利用高速扫描仪扫描约十五分钟。每季度:文书档案的整理编号入档,数字化数据编号、入库、挂接。在每季度结束后,文书档案也归档整理,数字化档案信息也能录入挂接查询。在该项工作中,县婚姻登记所现场配置高扫仪和平板仪,档案局技术中员指导文档扫描、编号、整理、存储等工作,做到每天登记档案当天扫描,这是快捷数字化档案工作的关键。虽然每天增加十多分钟的扫描工作量,但是文书档案只需一次装订,一次整理即可,减少对档案多次拆封的损害,提高了整理效率。目前,鹿寨县婚姻档案已可以查询2017年度及以前的数字化信息,2018年第一季度数字档案正在挂接中,真正做到快捷数字化档案工作。
    本文只针对婚姻档案数字化快捷实施提出建议及探索进行实施工作,在经济社会快速发展的今天,对信息的需求力求准确、快速、便捷,在建立档案数字化大趋势的前提下,如何全领域、全行业、各专业的快捷档案数字化工作,既是时代的要求,也对是档案工作适应新时代的要求,特别是在公文档案工作中,快捷数字电子化传输和利用有其广大的社会需求和应用前景。




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