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当前县区档案数字化信息化工作的思考与建议
2018-06-26 15:17:12 来源(作者): 融安县档案局 覃爱媛     发布:gxda

    中国特色社会主义进入新时代,面对新形势新任务,档案工作也出现了许多新情况新要求。档案信息化是当前国家档案工作发展的一个重要方面,具有重大的现实意义。档案信息化建设充分运用了现代化设备和自动化、网络化的管理方式取代原有的手工管理,完成档案采集、储存、保管、检索、查阅利用等工作。有利于档案资源整合优化,更有效地实现档案长期保存、高效管理、快速查询和利用,提高档案工作效率。当前随着网络和信息技术的快速发展,计算机在各领域的广泛应用及无纸化办公的普及,对传统档案工作模式提出了新的要求,档案信息化建设成为档案工作改革和发展的必然趋势。
    但就当前县区档案信息化工作现状来看,仍存在不少问题,主要是如下:
    县区档案信息化工作专业队伍普遍存在档案干部编制少、年龄偏大,专业人员少甚至无专业人员,因人力、技术原因,各级档案馆特别是县区档案馆的档案数字化信息化工作基本上是外包给信息公司开展。这些信息公司在信息处理上是具备有资质,但实际上并不具有档案专业知识,而且很多公司信息处理专业队伍人员并不多,很多是在中标后在工作当地临时招聘一些仅仅会操作计算机的人员,简单培训即上岗。故在档案信息化过程中带来的工作人员缺乏档案意识、业务素质偏低,实物档案拆装的损害、扫描和挂接的质量参差不齐、电子档案的保存与安全等矛盾问题也日益突出,在档案信息化建设过程中出现了不少问题,是当前档案信息化工作急需解决的问题。
    一、当前档案数字化信息化存在的主要问题
    (一)档案数字化外包公司工作队伍业务素质参差不齐,档案数字化操作流程中存在多重隐患。
   信息化建设前期需要进行档案数字化,县区档案馆目前尚无档案信息化专业队伍,而数字化中标外包公司在信息处理上是具备有资质,但实际上基本不是档案专业人员,信息处理资质并不等同于档案管理资质,是否具备档案处理资质还是一个值得商榷的问题。虽然档案数字化合同约定了相关保密承诺、技术要求,但为了节约成本,这些外包公司每到一个市、县(区)开展档案数字化,除了1-2名图像挂接管理人员外,基本上是在当地临时聘请一些计算机操作的人员,这些队伍档案知识和档案意识欠缺,对档案的保护责任意识不强。同时因为档案信息化按页计价,为了赶进度,在图像处理上存在不少技术偏差,挂接质量不佳,影响了查阅利用。在档案拆装、还原也不够细心,对一些年度久远纸质发脆的档案无法原样还原,甚至在破损档案专业修裱上完全是外行,直接用胶水粘贴,这些不规范的行为都会对档案人为的造成二次损害。
    (二)档案科学化现代化管理专业队伍缺乏,档案数字化信息化监管乏力
   目前多数县区档案馆的档案部门工作人员年龄结构偏大,缺乏相应的档案信息处理专业技术人才,特别是具备档案管理和现代化信息技术的人才。档案数字化及信息化队伍的数量和质量还不符合要求,很多档案管理人员在档案信息化建设的工作中感到力不从心,对中标外包公司信息化处理质量管理上监管乏力,质量把控不足,影响了挂接、查阅利用,也影响了档案信息化的进程。
   (三)档案信息化后监管的安全问题
  主要是档案信息资源的安全保存问题和档案信息的网络安全问题。档案信息网络的安全受到载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒、黑客攻击、技术淘汰等众多因素的威胁。一旦出现以上情况,档案信息数据库会出现遗失,错乱,甚至会导致档案信息外泄等情况发生。
   (四)档案信息化的投入成本与利用价值尚未实现效益最大化
   档案信息化建设的前期需要投入大量资金购买设备,如计算机、扫描仪、大量磁盘硬盘、服务器、档案管理软件系统。同时需要投入大量的人力、财力,来招标外包公司进行档案数字化。后期也会遇到档案管理设备老化及更换的问题,这些都需要对档案部门投入大量的人力和财力。各级各县区档案馆进行的投入和建设,与档案实际利用价值出现反比例现象,即档案信息化建设投入成本大于档案信息利用和沟通共享,档案信息化资源存在浪费现象。
    二、档案数字化信息化工作建议
    档案记录历史,传承文明,服务社会,造福人民,做好档案服务工作是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性工作。利用好互联网和新媒体,加强档案见证历史的正确引导和传播,这也是档案信息开发利用的未来发展方向,对如何做好档案信息化提出初浅建议如下:
    (一)培训、培养档案数字化信息化专业工作队伍,提高工作质量。各个省、市级档案部门在当地档案系统内部培训一支档案数字化信息化专业工作队伍,有计划有安排的在各个档案馆轮流安排开展档案数字化信息化工作,消除档案数字化信息化工作在实物档案拆装、扫描挂接、还原、电子档案的保存与安全各操作流程上存在的隐患,确保对档案的最大限度保护和利用。
    (二)培养素质过硬的档案管理人才。档案管理工作一项专业性很强的工作,档案数字化及信息化建设更要求管理人员具有较高的知识层次和先进技术水平。建设档案人才管理体系是实现档案信息化建设的保证,要重视档案队伍的素质建设,积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才。加强档案信息化的培训工作,在档案管理人员中大力推广和普及档案信息化知识,提高县区档案部门管理水平。
    (三)合理安排,在档案案信息化工作中不盲目投入和建设。要认真进行档案鉴定开放工作,结合档案实际价值情况和档案服务利用的特点,优先开展危馆藏重点、民生档案等档案的数字化信息化建设。国家、省级档案部门要进一步统一信息化建设标准,规范档案信息化的沟通共享机制,提高档案信息共享利用效率,避免档案数字化信息化进程中造成的人力、物力、财力不必要浪费。



 
 

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